Handleiding voor goede logistieke samenwerking tussen Producenten

Welke voorzorgsmaatregelen zijn nodig in het kader van een samenwerking tussen Producenten voor een levering?

De samenwerking voor een levering van producten houdt in dat er een mandaat wordt gegeven door een Producent aan één van z'n collega-Producenten om de levering van de producten in zijn plaats te verzekeren. Deze kan in werking gezet worden zodra een Producent niet zelf de levering en verdeling van de producten aan de Buren kan verzekeren of omdat een samenwerking de logistieke kosten voor het transport naar beneden kan brengen voor beide Producenten.

Het is belangrijk te weten dat Boeren & Buren noch aan de afgevaardigde Producent (hij die de producten van een collega levert) noch aan de oorspronkelijke Producent (hij die zijn producten aan de gemandateerde Producent meegeeft) de daadwerkelijke uitvoering van de leveringen kan verzekeren. De risico's, verantwoordelijkheden en garanties moeten door de samenwerkende Producenten vooraf afgesproken worden, nog voor de samenwerking plaatsvindt. Boeren & Buren en de Buurderij-Verantwoordelijken kunnen dus in geen enkel geval verantwoordelijk gesteld worden voor een vertraging, veroorzaakte schade of een ander leveringsprobleem, die tijdens een logistieke samenwerking tussen Producenten plaatsvindt.

We raden je dus aan om steeds met de Producenten waarmee je graag wilt samenwerken vooraf de afspraken van je samenwerking duidelijk te bepalen.

We hebben in dit artikel enkele voorzorgsmaatregelen vooropgesteld die jullie het best voor elke samenwerking in acht nemen, en waardoor jullie jullie kunnen laten inspireren om de uitwisseling van jullie producten te organiseren. Zo kunnen jullie op eventuele moeilijkheden die tijdens een samenwerking kunnen voorkomen, anticiperen. Deze informatie is echter aanvullend en kan in geen geval raadgevingen of consultaties van juridische, fiscale of andere professionele aard vervangen.

• Welk type producten mogen aan wie toevertrouwd worden?

Het transport van temperatuurgevoelige producten moet altijd de regels van de koudeketen respecteren. Als je jouw verse producten aan iemand toevertrouwt, kies dan steeds een Producent die in staat is deze regels na te volgen. Indien je zelf enkel droge producten transporteert, accepteer dan alleen koelproducten als je ook de koudeketen kan verzekeren.

In het geval van transport van biologisch gecertificeerde producten, raden we aan om bijzondere voorzorgsmaatregelen te nemen. Het gelijktijdige transport van biologische en niet-biologische producten is enkel toegestaan indien:

• Je kan verzekeren dat de twee verschillende soorten producten steeds van elkaar zullen gescheiden blijven. Je moet elk contact tussen beide vermijden: gesloten koelboxen, plastic schotten tussen de verschillende kratten, enz.
• Hetzelfde geldt voor de gewassen en niet gewassen producten. Deze mogen niet met elkaar vermengd worden.

Verzeker deze bovenstaande punten voor elke samenwerking met een andere Producent.

• Wie is verantwoordelijk voor wat tijdens een gedelegeerde levering?

Dit zijn de basisregels:

• De oorspronkelijke Producent blijft verantwoordelijk voor zijn producten ten opzicht van de consument.
• De vertegenwoordigende Producent is verantwoordelijk tegenover de oorspronkelijke Producent voor de levering van de producten.

Je kan ervoor kiezen tijdens je akkoord met de andere Producent deze regels te respecteren of ze te ontbinden. Jullie kunnen samen jullie eigen regels vaststellen. Belangrijk is wel om de verantwoordelijkheid van elk van jullie beide te bepalen bij jullie samenwerking en om het daarover eens te zijn.

De volgende vragen kunnen jullie helpen om de verantwoordelijkheid van elk van jullie beide tijdens samenwerkingen vast te leggen. Bekijk deze samen en ga na of jullie akkoord zijn over de antwoorden:

• Wie is er verantwoordelijk als de producten niet geleverd worden?
• Wie is er verantwoordelijk als de producten te laat worden geleverd?
• Wat doen we als er onderweg een product verloren of stuk gaat?
• Wat doen we als een product niet wordt opgehaald door een Buur?
• Etc.

Wees steeds beschikbaar in geval van problemen; hou contact met de Producent waarmee je samenwerkt en bel de betrokken Buurderij-Verantwoordelijke op om samen een oplossing te zoeken.

• Wat zijn goede samenwerkingspraktijken? 

 Belangrijke regels voor samenwerking:

1. Kies op voorhand een ontmoetingsplaats om de producten uit te wisselen. Kies een plek waar parkeren eenvoudig is, waar je de tijd kunt nemen om de producten uit te wisselen.
2. Respecteer de vooraf bepaalde volumes en gewichten om een overbelasting van het voertuig of een plaatstekort te voorkomen.
3. Beslis op voorhand op welke basis jullie willen samenwerken en wees duidelijk in je verwachtingen.

Belangrijke regels als je eigen producten aan iemand toevertrouwt:

1. Indien je gewoonlijk je producten in "porties" voorziet (bijv. een portie van 1 kilo appelen), zorg er dan voor dat deze porties goed apart verpakt zijn om de verdeling makkelijker te maken.
2. Indien je steeds bestellingen per persoon voorziet (bijv. een kilo appelen en vijf peren voor bestelling n° 43), voorzie dan een goede nummering van de verschillende bestellingen.
3. Nummer de producten en orden de bestellingen in oplopend getal tijdens de voorbereiding. 
4. Sorteer de producten per Buurderij met een duidelijk merkteken, om fouten tijdens de verdeling van de producten te voorkomen.
5. Neem alle nodige voorzorgsmaatregelen op het vlak van verpakking van je product om stuk gaan of blutsen te voorkomen.
6. Denk eraan om je aanwezigheid aan de Producent over te dragen via de pagina 'Overzicht' (via 'Bijeenkomsten' in de linker kolom) in je account zodat hij de gedeelde leveringsbon per Buur kan downloaden.
7. Bepaal de voorwaarden van aanwezigheid van de afgevaardigde Producent op de Bijeenkomst. Als je hem veel producten toevertrouwt, contacteer dan de Buurderij-Verantwoordelijke om te weten of er voldoende vrijwilligers aanwezig zullen zijn om de verdeling tijdens de Bijeenkomst te ondersteunen. Indien dit niet het geval is, bekijk dan met de afgevaardigde Producent of hij tijdens de Bijeenkomst kan helpen of zoek iemand anders die het voor je kan doen.

Dit alles verandert niets aan het principe van de rechtstreekse verkoop; je wordt als Producent nog steeds verondersteld op de website van Boeren & Buren enkel producten aan te bieden die je zelf hebt geproduceerd.

Belangrijke regels als je de producten van een andere Producent levert: 

1. Schat de volumes die je kan leveren juist in, zonder je voertuig te overbeladen en zo eventueel producten te beschadigen.
2. Verzeker je ervan dat de producten goed verpakt zijn voor je ze aanneemt, want als er iets beschadigd wordt, kan je hiervoor ook verantwoordelijk gesteld worden.
3. Als je een andere Producent vertegenwoordigt tijdens de Bijeenkomst, leer dan zijn producten eerst kennen zodat je op eventuele vragen van de Buren kan antwoorden.
4. Denk eraan om de gedeelde leveringsbon per Buur te downloaden, om fouten te voorkomen.
5. Voor gekoelde producten: let erop dat je de regels van de koudeketen respecteert.
6. Denk er aan om over de producten van andere Producenten te praten terwijl je ze uitdeelt: kookaanwijzingen, bewaartips of de houdbaarheid van het product.
7. Geef aan de oorspronkelijke Producent de eventuele opmerkingen van Buren door.